複数人で行う名刺交換のマナー

複数人で行う名刺交換は、渡す順番が決まっているため、きちんとルールを確認しておきたいところです。複数人で名刺交換を行う際のマナーや、名刺を取り扱う際のポイント、知っておきたいNG行為などについてご紹介します。

名刺を渡す順番は?複数人で行う名刺交換のマナー

初めて先方と顔を合わせて挨拶をする際に行う名刺交換では、自社側と先方側のどちらかに、あるいは両方に複数人いるケースがあります。複数人で行う名刺交換は、渡す順番が決まっているため、きちんとルールを確認しておきたいところです。
ここでは、複数人で名刺交換を行う際のマナーや、名刺を取り扱う際のポイント、知っておきたいNG行為などについてご紹介します。

複数人で名刺交換を行う手順

自社側が営業で先方へ出向いていると仮定し、自社側は上司と自分の2名、先方側にも2名の計4名で名刺交換を行う場合を例に、名刺の受け渡しの手順を見ていきましょう。 複数人で名刺交換を行う場合は、必ず目上の人が先に交換していきます。つまり、こちらが上司と自分、先方が担当者とその上司というシーンであれば、まずは上司同士が名刺交換を行い、次に自社側の上司と先方の担当者が交換します。その後、自分と先方の上司、そして担当者と交換する、という順番となります。

<名刺交換をする順番> 1. 先方の上司と自分の上司が交換する
2. 先方の担当者と自分の上司が交換する
3. 自分と先方の上司が交換する
4. 自分と先方の担当者が交換する
この場合、自社側の上司よりも、先方の担当者のほうが目上だという認識になります。たとえ先方の担当者より自分の上司のほうが年上だったり上の役職だったりしたとしても、先方の担当者のほうが目上となります。なぜなら、ビジネスにおける目上のポジションとは、「相手から営業を受けて、お金を出すほう」であるためです。
今回の例では、自社側が営業として先方へ出向いているため、このような認識になります。逆に自社側が先方の営業を受けるシーンとなると、手順の「2」と「3」は入れ替わります。
また、名刺交換をする2人のあいだでは、「目下の人が先に名刺を差し出す」ということも大切です。上司同士が交換する場でも、そのルールは変わりません。つまり、自社側が先方側に出向いた場合は、必ずこちら側から名刺を差し出します。逆に、先方が出向いてくる場合は、先方が名刺を差し出すのを待ちましょう。
名刺交換の際の立ち位置は、まずは目上の人同士から交換するため、必ず役職順に並んで、先方と対面します。交換する際に、立ち位置を入れ替えるよりも、最初から順番に並んでいたほうがスマートです。

名刺の渡し方・受け取り方

名刺の渡し方と受け取り方のマナーも確認していきましょう。
複数人から名刺を受け取る場合は、名刺入れの上で名刺を受け取った後に、もらった名刺を名刺入れの下に移動させ、次の人から受け取る名刺をまた名刺入れの上で受け取るようにします。名刺を重ねて受け取ることは失礼にあたるため、注意が必要です。自分の名刺も名刺入れの下に用意しておくこととなるため、誤って取り落としてしまうことのないよう、練習しておくことをおすすめします。

名刺をもらったら

名刺を受け取った後は、名刺の並べ方にも配慮する必要があります。名刺交換をしてすぐに先方の名刺を名刺入れにしまってしまうことは、失礼にあたるため注意しましょう。
まずは受け取った名刺を机に並べます。複数人の名刺を並べる場合、並べる順番などに絶対的なルールはありませんが、一般的な慣例を確認しておきましょう。
受け取った名刺は、基本的に先方の着席順に並べていきます。役職順に並べるよりも、着席順に並べることで、先方の名前と顔を早く覚えることができるためです。
この際は、名刺入れの取扱いにも注意しましょう。一対一の場合は先方の名刺を名刺入れの上にのせればOKですが、複数人で交換した場合は、最も役職の高い人の名刺だけを名刺入れの上にのせます。しかし、役職の高い人が誰なのかわからないときや、大人数のときの場合は、すべての名刺を机の上に並べてしまっても問題ありません

名刺交換におけるNG行為

最後に、名刺交換におけるNG行為を確認していきましょう。

・名刺交換はテーブル越しに行わない 名刺を交換する場合は、相手とのあいだにテーブルなどを挟まず、何もない状態で行いましょう。

・名刺は名刺入れから取り出す 名刺を、スーツの胸ポケットなどから直接取り出すことも失礼にあたります。名刺は必ず名刺入れに入れて、持ち歩くようにしましょう。財布など、名刺入れ以外の物から取り出すこともマナー違反です。

・きれいな名刺を用意しておく 名刺は、しわや折れのないきれいな物を用意して渡すようにしましょう。名刺入れが汚れていないかどうかも確認しておくことが大切です。 名刺交換の前に、先方の人数分を取り出して名刺入れの下に入れておくようにしましょう。そうすることで、交換の際に取り出す手間を省き、スマートに受け渡すことができます。また、その場で人数が判断できない場合や、すぐに名刺を取り出さなければならないときには、目算で多めに見積もって取り出しておくと安心です。

人数に応じた名刺交換のマナーを確認しておこう

名刺交換の段階から、大切な営業や商談は始まっていると考えていいでしょう。渡す順番を間違えてしまったり、マナーを知らずに慌てて対応してしまったりすると、先方に不快な印象を抱かせてしまう可能性もあります。いい第一印象を抱いてもらうためにも、複数人で名刺交換をする場合のルールやマナーを把握しておくことが大切です。 ビスタプリントでは、約5,000種以上の豊富なデザインテンプレートから好きなデザインを選べる「プレミアム名刺 」を作成することができます。名刺を作る際にはご活用ください。

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